Hoe kan ik mijn contributieproces verbeteren?

De basis: contributie in Livits

Livits biedt veel functionaliteit om het contributieproces te ondersteunen. Dit helpt je wanneer je een heel eenvoudige contributiestructuur hebt, denk aan elk lid betaalt jaarlijks eenzelfde bedrag. Maar ook als het bepalen van de hoogte van de contributie complex is en van meerdere grondslagen afhankelijk (omzet, aantal medewerkers, kortingsstaffels etc.), bieden we hiervoor ondersteuning binnen Livits. Wanneer we jouw organisatie willen helpen om dit proces te verbeteren, dan is de eerste stap dat we het berekenen van de contributie vanuit Livits ondersteunen .

Facturatie via Livits

Wanneer de contributie berekend wordt in Livits, kunnen we er zorgen dat facturen op deze manier verstuurd worden. We maken de factuur in jouw huisstijl op in Livits, en versturen deze als een pdf bijlage per e-mail. We bieden de mogelijkheid de verstuurde facturen via het ledennet in te zien. Alle facturen zijn in een overzicht beschikbaar, ook is het mogelijk een factuur vanuit het ledennet te downloaden. Dit gaat verder dan contributiefacturen, ook facturen van bijvoorbeeld betaalde bijeenkomsten of abonnementen zijn hier te raadplegen. Indien betaalinformatie beschikbaar is binnen Livits, kan ook getoond worden of de factuur al dan niet betaald is. Hieronder vind je een eenvoudige afbeelding hiervan, die we natuurlijk in jullie huisstijl opmaken:

De module biedt de mogelijkheid om het overzicht te filteren op diverse manieren, om zo het juiste inzicht in facturen te kunnen bieden.

Sneller betalen

Wanneer je een factuur vanuit Livits verstuurd hebt, is het van belang dat deze snel betaald wordt. We zien bij veel ledenorganisaties dat dit proces verbeterd kan worden. Concreet kun je aan twee zaken denken:

1. Automatische incasso

De meest eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat een contributiefactuur snel betaald wordt is dat het betreffende lid hiervoor akkoord gaat met automatische incasso. We zien in de praktijk dat hier vaak winst in te behalen is. Actief vragen om hun contributiefactuur via automatische incasso te voldoen leidt vaak tot een aanzienlijke stijging van het aantal leden dat hiermee akkoord gaat. Livits kan hierbij ondersteunen door via de Data Quality Checker deze uitvraag te faciliteren. Dit leidt regelmatig tot een stijging van omstreeks 40% van het aantal leden dat kiest voor automatische incasso. 2. Betalen via een Mollie betaallink

Ook voor leden die niet kiezen voor automatische incasso kan de snelheid van betalen verhoogd worden. Dit doen we door in de e-mail waarmee we de factuur versturen, een Mollie betaallink op te nemen. Via deze betaallink kan een lid direct het contributiebedrag betalen. Deze betaallink kan ook worden opgenomen in het ledennet, waar de factuur geraadpleegd kan worden. De ervaring leert dat 70% van de betaallinks wordt betaald en 90% binnen een week.

Koppeling financieel systeem

Een laatste stap waar vaak winst te behalen is in het contributieproces, is de afhandeling naar het financieel systeem. Livits kan de contributie berekenen, facturen versturen en betalingen vereenvoudigen, het is geen financiële administratie. Vaak worden hier oplossingen als Exact Online of Twinfield voor gebruikt. We zien bij sommige klanten dat er geen geautomatiseerde koppeling bestaat tussen Livits en het financieel systeem. Dit zorgt voor veel handmatige acties, die foutgevoelig zijn. Wanneer een nieuw lid zich aanmeldt moet dit bijvoorbeeld handmatig worden aangemaakt in het financieel systeem, en er moet worden bijgehouden of een verstuurde factuur al betaald is. Dit alles kan geautomatiseerd worden, door een koppeling tussen het financieel systeem en Livits. Met vrijwel alle veelgebruikte oplossingen hebben we een koppeling beschikbaar.

Vragen?

Wil je gebruik gaan maken van de oplossing of heb je vragen of opmerkingen over het bovenstaande, neem dan rechtstreeks contact met ons op. Dat kan via je klantmanager, via ons kantoor (076-578 09 50) of via de Livits Connect app.