Bespaar tijd met de anonimiseringsmodule
11 november 2020
Sinds mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een belangrijk onderdeel hiervan is dat je voor het opslaan van gegevens van een rechtspersoon een rechtmatig doel moet hebben. Dit is het geval wanneer bijvoorbeeld een persoon of bedrijf lid is van een organisatie. Helaas zijn sommige lidmaatschappen niet voor eeuwig. Hoe gaan we dan om met dit soort gegevens wanneer een wettelijke basis om ze te behouden er niet meer is? Hiervoor biedt de anonimiseringsmodule een uitkomst.
Wat is het?
In samenwerking met Techniek Nederland hebben we een module gerealiseerd die past binnen de standaardprogrammatuur van Livits. Het is een laagdrempelige toepassing waarmee snel en eenvoudig gegevens geanonimiseerd kunnen worden.
De geanonimiseerde gegevens blijven wel in de Livits database. Dit helpt om analyses op de data te kunnen blijven uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een managementrapport over vertrokken leden.
Hoe werkt de oplossing?
Uitgangspunt van de oplossing is dat er een selectie gemaakt wordt binnen Livits. De medewerker die hiervoor de rechten heeft kan er vervolgens voor zorgen dat de data in deze selectie geanonimiseerd wordt.
Nadat de selectie is gemaakt, kan de module laten zien welke records in de database passen binnen de vastgelegde criteria (zie hierna). Vervolgens kan het anonimiseren daadwerkelijk worden doorgevoerd.
Het anonimiseren gebeurt op basis van een aantal vooraf gedefinieerde criteria (denk bijvoorbeeld aan leden die geen actief lidmaatschap meer hebben in de afgelopen x jaar). Deze criteria worden samen met een functioneel consultant van CCI in Livits vastgelegd.
Daarnaast wordt vastgelegd welke gegevens op welke manier geanonimiseerd worden. Denk aan het vervangen van voor- en achternaam door XXX, of het leegmaken van een e-mailadres. Ook de wijze waarop data anoniem gemaakt wordt, leg je samen met een van onze consultants in Livits vast. Hiermee kunnen we ervoor zorgen dat gegevens die handig zijn voor het uitvoeren van analyses behouden blijven.
Is de module verplicht om AVG-compliant te zijn?
Iedereen moet voldoen aan de AVG. Geen enkele toepassing kan dat automatisch voor je regelen. Degene die de gegevens vastlegt is in de lead om de AVG-regels op een juiste manier toe te passen. Hiervoor is de anonimiseringsmodule niet verplicht. Het is ook mogelijk gegevens handmatig te anonimiseren. De module is natuurlijk wel handig, en bespaart veel tijd in het uitvoeren van deze taak.
Vragen of opmerkingen?
Heb je vragen of opmerkingen over het bovenstaande, heb je ook interesse in de oplossing of een verbetersuggestie, neem dan contact op met je klantmanager of bel ons rechtstreeks via 076-578 09 50. Mailen kan natuurlijk ook via info@ccigroep.nl.
