Automatische formulieren - ABU & NVRG
6 oktober 2020
Tijdens deze sessie nam Donny, functioneel consultant bij CCI, deelnemers mee in de module geautomatiseerde (web)formulieren. Doel van deze sessie was om de deelnemers aan de hand van twee praktijkvoorbeelden bij de ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen) en de NVRG (Nederlandse Vereniging voor Relatie en Gezinstherapie) meer inzicht te geven in de mogelijkheden van deze formulieren.
Na een korte introductie over wat geautomatiseerde formulieren in grote lijnen zijn, licht Jessica de Kuiper, Manager Verenigingszaken bij de ABU, toe met welke professionaliseringslag de ABU bezig is. De ABU wilde een drietal processen voor (aanvragen starterspakket, informatiepakket en aanmelding lidmaatschap) automatiseren. Samen met CCI Groep is de inhoud van de processen onder de loep genomen waarna is bepaald welke acties uitgevoerd moeten worden en hoe de informatie in het CRM dient te landen. Hierbij is niet enkel gekeken naar het geautomatiseerd aanmaken en vullen van relatiekaarten maar ook het geautomatiseerd uploaden van bijlagen en het geautomatiseerd versturen van gepersonaliseerde e-mails.
De demonstratie van het formulier en de bijbehorende toelichting van Jessica en Donny, geven een goed beeld van het resultaat en de meerwaarde. (Potentiële) leden vullen op een laagdrempelige manier een formulier in waarna er binnen het CRM van de ABU allerlei acties plaatsvinden welke voorheen veel handmatig werk vereisten. Als afsluiter geeft Jessica de aanwezigen nog een waardevolle tip mee. Namelijk om bij het ontwikkelen van het formulier zoveel mogelijk het perspectief van het (potentiële) lid in gedachten te houden. Het formulier dient zo laagdrempelig mogelijk ingevuld te kunnen worden waarbij het belangrijk is om kritisch te kijken welke velden echt benodigd zijn om het doel van het formulier te realiseren.
Dat geautomatiseerde webformulieren ook op een totaal andere wijze ingezet kunnen worden blijkt uit het verhaal van Anita Waanders, Bureaumanager van de NVRG. Vanuit de leden bestaat er al langer de wens om onderling oproepen op het ledennet te kunnen plaatsen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het beschikbaar hebben van een plaats in een intervisiegroep en supervisiegroep. Hiernaast is de NVRG met ruim 2300 leden uit de branche een bijzonder interessant kanaal voor bedrijven om gericht vacatures en advertenties binnen de doelgroep te plaatsen
Om de leden en bedrijven in bovenstaande wensen te kunnen voorzien heeft de NVRG samen met de CCI een drietal geautomatiseerde formulieren ontwikkeld waarmee besloten oproepen en/ of openbare vacatures en advertenties geplaatst kunnen worden. Tijdens de demo wordt duidelijk dat in dit geval niet binnen het CRM maar juist binnen het CMS allerlei geautomatiseerde processen plaatsvinden bij het indienen van het formulier. Zo worden er diverse pagina’s inclusief content aangemaakt welke enkel nog maar gecontroleerd hoeven te worden voordat deze daadwerkelijk worden gepubliceerd.
Het belangrijkste advies van Anita sluit aan bij het eerder genoemde advies van Jessica: “Keep it simple!”. Maak het formulier overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Geef begrijpelijk, voor zichzelf sprekende namen mee aan de verschillende velden en bovenal, laat het concept van het formulier invullen door buitenstaanders zodat op tijd bijgestuurd kan worden.
Nieuwsgierig geworden naar deze sessie? Bekijken kan hier. Wil je een keer met iemand bespreken wat geautomatiseerde formulieren voor jouw vereniging kunnen betekenen? Neem dan vooral contact op met je klantmanager of functioneel consultant.
