Direct contact

Bijster 15
4817 HZ Breda
076 578 0950 | info@livits.nl

Boeiende cases

Hoe werkt Livits in de praktijk? Lees hier een aantal boeiende cases en laat je inspireren!

Aan de hand van een aantal praktijkcases kan je een goed beeld vormen wat Livits voor jouw organisatie kan betekenen.

Direct naar een klantcase:

  1. Hoe ledenadministraties enorm veel tijd besparen
  2. Krijg inzicht in je leden via Power BI
  3. Automatische formulieren
  4. Bundeling Community app "altijd in de broekzak van je leden"

1. Hoe ledenadministraties enorm veel tijd besparen

“Mijn e-mailgegevens kloppen niet. Er zit een schrijffout in mijn achternaam. De kengetallen van onze organisatie zijn veranderd, kunt u deze aanpassen? Mijn factuuradres is gewijzigd. Ik zou weleens meer inzicht willen hebben in wat onze vereniging allemaal van mij bijhoudt?” Wie werkt voor de ledenadministratie van een vereniging zal dit soort dagelijkse vragen en mededelingen van leden herkennen. Nog steeds worden veel wijzigingen van leden via de telefoon of per e-mail verwerkt. Het zijn soms zelfs dagtaken geworden. Het goede nieuws? Er is een oplossing!

De vraag

Een aantal jaren geleden kwam er een vraag van Techniek Nederland, dé ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel. De uitdaging: een enquête maken om contributiebedragen te kunnen berekenen. Want, onder andere afhankelijk van grootte van het bedrijf, het aantal medewerkers en de omzet, gelden er andere contributietarieven. Dan moet deze informatie er wel zijn en vooral kloppend zijn. De informatie is uitgevraagd bij leden via een digitaal formulier en de informatie werd automatisch verwerkt in het CRM systeem. Vervolgens is de input gebruikt om de contributieberekeningen te maken en de juiste facturen op te stellen. Deze module hebben we in samenwerking met andere klanten in het afgelopen periode verder doorontwikkeld.

De oplossing: Data Quality Checker

Waarbij de naam overigens tot stand is gekomen tijdens onze klantendag in de Apenheul. Hier werd deze naam door onze klanten zelf bedacht en gekozen.

De voordelen van deze module

Dit is waarom je met deze module twee vliegen in een klap slaat: ten eerste hebben leden inzicht in de gegevens die de vereniging registreert. Ten tweede betekent het voor de ledenadministratie van de vereniging een enorme tijdsbesparing doordat het updaten van gegevens door de leden zelf wordt gedaan. Lees in deze blog meer over de werking van de module.

Klantcase onderhoud NL

In een deelsessie van de klantendag in 2020 hebben we stilgestaan bij het gebruik van de Data Quality Checker door OnderhoudNL, dé branche-organisatie die zich inzet voor een betere positie van schilders en onderhoudspecialisten.

OnderhoudNL heeft meerdere redenen om de Data Quality Checker af te nemen:

  1. Ledenbestand actualiseren (basisgegevens en specialisaties)\
  2. Omzet en werknemers gegevens (te gebruiken als heffingsgrondslag voor de contributie)
  3. Te gebruiken voor statistische doeleinden en de ledenzoek op de website

De ervaringen zijn erg positief:

  • Bespaart veel tijd bij zowel versturen als verwerken van formulieren (van 1700! Leden)
  • Gegevens kunnen snel worden ingevuld (gebruiksvriendelijk)
  • Gegevens kunnen periodiek geactualiseerd worden

Wat mooi was om te zien is dat aanwezige deelnemers die ook gebruikmaken van de Data Quality Checker spontaan hun eigen ervaringen hebben gedeeld met de groep. Nieuwsgierig geworden? Kijk hier de sessie terug. Wil je een keer met iemand bespreken wat de Data Quality Checker voor jouw vereniging kan betekenen? Neem dan via deze link contact met ons op.

 


2. Krijg inzicht in je leden via Power BI

Data en informatie lijken soms het zelfde. Dat is natuurlijk niet zo. Data wordt pas informatie als daar duiding aan gegeven wordt. Hoe vaak krijg je niet de vraag: ‘hoeveel leden hebben wij op dit moment?’? ‘En hoeveel waren dat er een jaar geleden?’ ‘Wat zijn de verwachte contributie-inkomsten?’, ‘is hierin een trend te ontdekken?’ Al deze data zit ergens in Livits. Het wordt informatie wanneer je dat er op een eenvoudige manier uit kunt halen en hier interpretatie aan kunt geven. En daar zetten we Power BI voor in.

De vraag

De behoefte aan managementinformatie bestaat al lang. Ledenorganisaties willen keuzes kunnen maken gebaseerd op de juiste stuur-informatie. We kregen regelmatig de vraag om hiervoor specifieke rapporten te ontwikkelen. Dat kan prima, wanneer een rapportage een terugkerend karakter kent en altijd het zelfde format heeft.
De vraag om rapporten met meer flexibiliteit, zelf samen te stellen door een gebruiker en bijvoorbeeld automatisch periodiek toegestuurd konden we niet goed invullen. Deze behoefte leefde ook bij VKW Limburg, één van onze klanten in België.

De oplossing

We hebben een standaard Power BI-module ontwikkeld op Livits. Deze module maakt het mogelijk de belangrijkste gegevens in Livits met behulp van Power BI te ontsluiten. De operationele data in Livits wordt hiervoor elke nacht overgezet naar een omgeving in PowerBi.com. In de omgeving is een aantal standaardrapporten aanwezig, dat direct gebruikt kan worden. In 2020 hebben we hiermee een pilot uitgevoerd bij VKW Limburg, die met goed gevolg afgerond is. De tool maakt het mogelijk rapporten geautomatiseerd periodiek te versturen, of bijvoorbeeld een rapport toegestuurd te krijgen wanneer een bepaalde drempelwaarde wordt overschreden.

De voordelen

Met deze oplossing geven we concreet invulling aan de pijler “We geven je inzicht” waarop onze visie gebaseerd is. De combinatie met Power BI zorgt ervoor dat we vanuit de data in Livits direct inzicht verschaffen in waar je organisatie staat. Hierbij kan je er ook voor zorgen dat je alleen wanneer dat nodig is wordt geattendeerd op relevante informatie. Daarnaast bespaart de oplossing je tijd. Naast dat je standaard rapporten hebt, ben je ook zelf in staat eenvoudig en laagdrempelig rapporten samen te stellen.

 

Klantcase VKW Limburg

Samen met VKW Limburg zijn we in april 2020 gestart met een pilot Power BI. De implementatie start altijd met het technisch inrichten van het systeem. Dit deel is met goed gevolg afgerond. Na de technische inrichting zijn de standaard Power BI dashboards die we hebben ontwikkeld beschikbaar gemaakt voor VKW. In de pilot hebben we ons geconcentreerd op het finetunen van de standaard rapporten. De ervaringen met Power BI vanuit VKW zijn positief. De Power BI module stelt hen in staat om eenvoudig inzichtelijk te maken welke leden hebben deelgenomen aan welke activiteiten. De rapporten zijn interactief, er kunnen dus filters aan- en uitgezet worden waarmee de gewenste informatie wordt getoond.

VKW Limburg is een ongebonden werkgeversorganisatie in Belgisch Limburg. Ruim 2100 eindebeslissers van bedrijven voelen zich al jaren thuis bij de organisatie die al 80 jaar bestaat. Elke Buelens, manager ledenrelaties bij VKW, wilde al langer aan de slag met betere data-analyse. Elke zegt hierover:

“ONS DOEL IS MEER KENNIS TE HALEN UIT DE VELE GEGEVENS DIE WE IN LIVITS TER BESCHIKKING HEBBEN. OP DIE MANIER WILLEN WE ONZE LEDEN NOG BETER KUNNEN DIENEN EN ONS AANBOD NOG BETER AFSTEMMEN OP DE NODEN VAN ONZE LEDEN. ZEKER IN DEZE TIJD IS DAT VAN GROOT BELANG.”

 


3. Web formulieren met automatische verwerking naar CRM

Gemak dient de mens. Dat geldt zeker in de huidige digitale wereld. Toch zien we nog bij veel Ledenorganisaties dat er veel processen zijn waarin gegevens handmatig moeten worden overgenomen in Livits. Dat toegestuurde documenten handmatig moeten worden toegevoegd in het Livits DMS. Dat content handmatig geplaatst wordt op de website. Dat kan anders, waardoor je met Livits ook daadwerkelijk tijd bespaart.

De vraag

ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen) is bezig met een professionaliseringsslag. Hierbij ontstond de wens om een aantal processen vergaand te automatiseren. Concreet was de vraag op welke manier drie processen verbeterd konden worden, zodat dit de medewerkers van ABU tijd bespaart. Het ging hierbij om de processen aanvragen starterspakket, informatiepakket en aanmelding lidmaatschap. Het doel was deze processen zoveel mogelijk geautomatiseerd af te handelen.

De oplossing

Deze processen worden gestart middels een formulier vanuit Livits. Dit zijn standaard formulieren vanuit de Livits Formbuilder, waarbij velden van het formulier gekoppeld worden aan velden in het Livits CRM. Het invullen en versturen van een formulier van een (potentieel) lid van ABU resulteren onder meer in het automatisch aanmaken en vullen van een relatiekaart, het bijvoegen van bijlages vanuit het formulier en het daarna versturen van gepersonaliseerde emails.

De voordelen

Aan de inzet van geautomatiseerde formulieren zitten twee grote voordelen. Ten eerste bespaart het tijd. Dit is een direct gevolg van het wegnemen van automatische acties. Daarnaast voorkomt het fouten die regelmatig ontstaan bij het overnemen van gegevens. Je geeft de indiener van het formulier hier in feite de controle en verantwoordelijkheid over de juistheid van gegevens.

Klantcase NVRG

Dat automatische formulieren ook op een heel andere manier ingezet kunnen worden bewijst de Nederlandse Vereniging voor Relatie- en Gezinstherapie (NVRG). Anders dan bij ABU was hier het doel om automatische formulieren in te zetten voor het Ledennet en de website. Denk hierbij aan een oproep omdat er een plekje vrij is in een intervisie- of supervisiegroep. Of het plaatsen van een vacature op de openbare site van NVRG. Ook hierbij zijn geautomatiseerde formulieren ingericht, die leiden tot automatische acties in het CMS van Livits.

 


4. Bundeling Community app "altijd in de broekzak van je leden"

 In 2020 heeft CCI Groep een partnership gesloten met Bundeling. De naam zegt het al. Bundeling biedt een app waarmee je verschillende zaken, die je wilt communiceren met je leden, bundelt in 1 app. Hierdoor ben je altijd in het bereik van je leden. Waar nieuwsbrieven steeds slechter worden gelezen, hebben de meeste hun mobiel bijna altijd binnen bereik. Zeker in tijden waarbij digitaal communiceren steeds belangrijker wordt en steeds vaker ook plaats onafhankelijker wordt.

Tijdens het klantevent in 2020 heeft Bundeling een demonstratie gegeven hoe je van de app een portal kan maken voor je leden, waarin alle informatie en communicatie samenkomt. Denk hierbij aan:

  • Nieuws & events, inclusief reacties & likes
  • Push-notificaties bij belangrijk nieuws
  • Volledig overzicht van collega’s, teams & afdelingen
  • Een-op-een & groepschat
  • Bestanden delen
  • Linkjes naar webpagina’s

Leden hebben de informatie altijd binnen handbereik. Met push-notificaties bij belangrijk nieuws ben je dus altijd in de buurt (in de broekzak) van je leden. Bekijk de workshop hier terug.

 

Klantcase KNS

Nieuwsbrieven worden gelezen wanneer het uitkomt. Belangrijk nieuws en activiteiten worden soms gemist. Koninklijke Nederlandse Slagers (KNS) is de branchevereniging voor de ambachtelijke slager in Nederland. De vraag voor KNS was, “hoe bereiken we een groot deel van onze achterban op een effectieve manier?” 

Met deze vraag is KNS in contact gekomen met Bundeling en is de app na een korte implementatie gelanceerd.

Vera de Jonge van KNS legt uit: “Eerst hebben we de inspiratiegroepen toegang gegeven tot de app. Deze groep van actieve leden zijn makkelijker in adopteren van nieuwe technieken en zijn makkelijk te activeren. Leden kunnen zelf toegang vragen. Het gebruik van de app wordt als heel positief ervaren, meer dan 90% van de personen die de app gebruiken lezen ook de berichten. Een veel hoger percentage dan bij nieuwsbrieven”.

Omdat de app door zowel leden als medewerkers van KNS goed is ontvangen en een koppeling heeft met de ledenprofielen in Livits, heeft KNS besloten de app uit te rollen naar alle leden. Een grote stap, maar zeker wenselijk, want niets is zo belangrijk om je achterban te blijven bereiken om de toegevoegde waarde van het lidmaatschap aan te tonen.

Livits.nl gebruikt cookies voor anonieme analyse van websiteverkeer, zodat we de functionaliteit en effectiviteit van deze website kunnen verbeteren. Na toestemming gebruiken we deze om gepersonaliseerde content weer te geven. Bekijk onze privacy- en cookieverklaring.

Ok